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Text File | 1993-07-22 | 38.0 KB | 792 lines

KURZANLEITUNG ZU FIRST_MILLION medium

In  dieser  READ_ME-Datei erhalten Sie einige  Informationen  zur
Handhabung von FIRST_MILLION.

Natürlich  ersetzt diese Datei nicht das  Handbuch,  hilft  Ihnen
aber beim Einstieg in die Demoversion.

1. Zur Demo von FIRST_MILLION

Die Demoversion von FIRST_MILLION ist in allen Bereichen  des
Programms  voll  funktionsfähig.  Sie können also  in  Ruhe  alle
Funktionen  durchprobieren und selbstverständlich auch  Ausdrucke
erstellen. Wo liegt nun der Unterschied zur Vollversion?

Ganz einfach,  Sie können leider nur eine bestimmte Zeit mit  dem
Programm arbeiten.  Nach einer Betriebsszeit von 20 Stunden,  die
vom   Anwender   unbemerkt   protokolliert   wird,    läßt   sich
FIRST_MILLION  nicht  mehr  starten.   Damit  Sie  hiervon  nicht
überrascht werden erfolgt bereits nach 10 Stunden eine Warnung.

Darüber   hinaus   enthalten   alle   Ausdrucke   die   Bemerkung
"Demoversion von FIRST_MILLION".

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Natürlich  können  Sie die in der  Testphase  erstellten  Dateien
sofort in der Vollversion weiterverwenden!
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2. Allgemeine Bedienung

 Aufruf der 5 GEM-Fenster:

Sie  erreichen jedes GEM-Fenster durch einen Doppelklick auf  das
entsprechende  Icon,  oder  durch Drücken  einer  Funktionstaste.

 Aufruf einer neuen, leeren Eingabedialogbox:

Bringen  Sie den Mauszeiger in das entsprechende GEM-Fenster  und
drücken   Sie  die  Alternate-Taste  und  die   linke   Maustaste
gleichzeitig, so erscheint die zum Programmteil gehörende Eingabe
Dialogbox.
Noch  einfacher können Sie eine neue Eingabemaske  durch  Drücken
der Taste "n" erhalten.
Ein  invertiert dargestellter Datensatz in der  Kundenliste  kann
auch ohne Doppelklick mit der Return-Taste aufgerufen werden.

 Aufruf der Sonderfunktionen zu den Programmteilen:

Jedes  Fenster repräsentiert einen Programmteil und verfügt  über
spezielle Funktionen,  wie Suchen,  Drucken, Sortieren usw. Diese
erreichen  Sie  mittels  eines  Pop-Up-Menüs,   daß  durch  einen
Einfach-Klick  mit  der  rechten Maustaste  auf  das  betreffende
Fenster erscheint.  Gerade bei Großbildschirmen erspart dies  die
oft enormen Wege des Mauszeigers bis zur Menüleiste.
Um  den  Bedienungskomfort weiter zu erhöhen haben wir  die  wohl
wichtigste  Dialogbox auch ohne Pop-Up-Menü  erreichbar  gemacht.
Wenn  Sie  die Taste "s" drücken erscheint sofort  die  Dialogbox
"Suchen" für das aktive GEM-Fenster.  Das Auswählen eines  Kunden
oder  Artikels ist somit sehr leicht und vor allem  sehr  schnell
möglich!

3. Der Programmaufbau von FIRST_MILLION

Da  alle  Daten  immer  im  Speicher  gehalten  werden,  erreicht
FIRST_MILLION   eine  bisher  bei  Bürosoftware  nicht   gekannte
Geschwindigkeit.

Sie haben somit sofort Zugriff auf alle Daten!
Sie  können  mit  FIRST_MILLION alle  Bereiche  einer  effektiven
Bürosoftware bearbeiten. Hier ein Überblick!

Das Programm enthält folgende Teile:

 Buchhaltung (Einnahme/Überschuß)

   - automatische, regelmäßig wiederkehrende Buchungen
   - Korrekturfunktionen
   - Ausdruck Gewinnberechnung für das Finanzamt
   - Ausdruck der Umsatzsteuerschuld bei frei
     wählbarem Abrechnungszeitraum
   - Die Buchhaltung kann sowohl nach "vereinbarter" als auch
     nach "vereinnahmter" Zahlung arbeiten!
   - über 100 Gegen- und Geldkonten in FIRST_MILLION medium

  Kunden & Lieferantenverwaltung

   - verwaltet Kunden, Lieferanten, Interessenten und  auch Ihre
     privaten Eintragungen
   - umfangreiche Sortiermöglichkeiten
   - umfangreiche Filterfunktion
   - erstellen von Selektionen nach einem Suchkriterium
   - Umsatzstatistik
   - Datum der letzten Rechnung des Kunden wird angezeigt
   - Wählautomatik in der Faxversion (Modem & CoMa notwendig)
   - Serienbrief und Serienfax in der Version FIRST_MILLION
     medium
   - kundenbezogener Rabatt

  Artikelverwaltung & Warenwirtschaft

   - Artikelauswahl entweder durch Anklicken, oder  durch
     Artikelnummer
   - Lieferant und Bestellnummer des Lieferanten wird  mit
     aufgenommen
   - Preise können entweder als Netto oder Bruttopreise
     eingegeben werden
   - In den Angeboten und Rechnungen kann jederzeit zwischen
     Netto- oder Bruttopreisausdruck gewechselt werden.
   - Keine Rundungsfehler durch die Mehrwertsteuer,  egal ob
     Netto- oder Bruttopreise verwendet werden!
   - Die Positionen in der Rechnung (Formularen) können durch
     einen Doppelklick aufgerufen und editiert werden!
   - Eingabe von Soll und Istbestand des Artikels im Lager
   - Bei Unterschreiten des Sollbestands Erstellen von
     Nachbestellvorschlägen
   - Anzeige nur der Waren von einem bestimmten, in
     der Kunden & Lieferantenverwaltung  angewählten Lieferanten
   - die Preise der Waren können einfach beim Übertragen in  ein
     Angebot oder eine Rechnung editiert werden
   - neue Positionen können durch Angabe der  Positionsnummer zu
     bestimmten Warengruppen hinzugefügt  werden (erhöht die
     Übersicht!)
   - 5 DIN A4-Seiten pro Formular in FIRST_MILLION medium
   - Artikel können zu Warengruppen zusammengefasst werden
   - Staffelpreise für drei beliebig wählbare Warenmengen,
     getrennt einzustellen für jeden Artikel
   - Zwei Mengenrabatte für frei einstellbare
     Bruttorechnungsbeträge möglich
   - Bestimmte Artikel können vom Rabatt ausgenommen werden
     ("nicht rabattfähig")
   - alle Formulare können als FAX verschickt werden (über das
     Programm CoMa)

  automatische Buchungen

   - regelmäßig wiederkehrende Buchungen werden auf  Mausklick
     ausgeführt (Miete, Gehalt, Telefon usw)

   - AfA Buchungen werden ausgeführt und das  Abschreibungsende
     wird überwacht
   - Sie können die Buchungen für verschiedene Zeiträume
     vorsehen. Zur Verfügung stehen: monatlich 2 Monate, Quartal,
     halbjährlich und jährlich.

  Fakturierung

   - Überwachung offener Posten, (Rechnungen, Mahnungen 1.  bis
     3.)
   - Überwachung der Bestellungen (Warenwirtschaft)
   - bei Buchhaltung nach "vereinnahmter Zahlung" autom.
     Skontokorrektur
   - Jedes Formular kann mit einem Zusatztext von 15 x 65 Zeichen
     versehen werden.
   - Der gesamte Formularzusatztext wird abgespeichert, und
     erscheint bei Aufruf des Formulars aus der Fakturierung wieder.
   - Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, 1 bis 3.
     Mahnung, Gutschriften, Bestellungen möglich
   - Fakturierungssätze können als erledigt markiert werden,
     bleiben aber weiterhin im Speicher und können wieder aufgerufen
     und bei Bedarf editiert werden.

  Kontenübersicht

   - Auf Knopfdruck übersicht aller Gegen- und Geldkonten mit
     Gewinnermittlung und Umsatzsteuerberechnung
   - Filterfunktion für Monat, Quartal oder Jahr

  Serienbriefe

   - Es können Serienbriefe an eine beliebige über
     Filter oder Suchfunktion erstellte Auswahl von Kunden
     verschickt werden.

Hier folgt die Arbeitsweise der einzelnen Programmteile in einer
Kurzübersicht zusammengestellt:

4. Die Buchhaltung

4.1 Einstellungen

Vor Beginn der Arbeit sind einige Einstellungen vorzunehmen.  Die
Buchhaltung muß,  was den Kontenrahmen angeht an Ihre Bedürfnisse
angepaßt  werden.  Geben Sie das GEM-Fenster "Kontennamen"  die
notwendigen Gegenkonten und Geldkonten an.  Sie erreichen  dieses
Fenster   über  die  F9  Taste.   Hier  lassen  sich   auch   die
Anfangskontenstände für die Geldkonten eingeben.

4.2 Buchführung nach "vereinbarter Zahlung"

Bei  den  Geldkonten  müssen  Sie  bei  einer  Buchführung   nach
"vereinbarter Zahlung" als erstes Geldkonto ein  sog.  virtuelles
Debitorenkonto benennen. Hier werden alle offenen Rechnungen erst
mal verbucht,  bis der Zahlungseingang erfolgt.  Ist die  Zahlung
erfolgt,  wird dieser Buchungsbeleg im Fenster "Buchungen"  durch
einen  Doppelklick  mit der linken Maustaste aufgerufen  und  der
Knopf "erledigt" angewählt.  In der jetzt erscheinenden Dialogbox
können  Sie  das Geldkonto auswählen,  auf dem  der  Betrag  gut-
geschrieben wurde.  Anschließend werden Sie gefragt,  ob der  Da-
tensatz gelöscht oder als erledigt markiert werden  soll.  Wählen
Sie  "löschen",  so wird der Datensatz aus der Liste  vollständig
entfernt. Wenn Sie jedoch später noch einmal schnell in eine alte
Rechnung  hineinschauen  wollen,  um zum  Beispiel  nachzuschauen
welche  Ware hier für welchen Preis verkauft wurde,  sollten  Sie
den  Knopf "erledigt" anklicken.  Dieser Datensatz wird dann  un-
sichtbar in der Liste aufbewahrt und kann über die Filterfunktion
"erledigte  zeigen" wieder sichtbar gemacht  werden.  Sie  könnne
dieses Formular dann auch wieder aufrufen und den ganzen  Vorgang
lesen  und gegebenenfalls auch ändern.  Damit Ihr Speicher  nicht
platzt können Sie über den Befehl "erledigte löschen", den Sie in
der Menüleiste finden, die "erledigten" Eintragungen für beliebig
wählbare Zeiträume löschen.

Wenn Sie diese Buchführungsvariante verwenden wollen,  müssen Sie
in  der  Dialogbox "Parameter" den Knopf  "Rechnung  sofort  nach
Rechnungserstellung buchen" aktivieren.

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Achtung:
Diese   Buchhaltung  enthält  absichtlich  die  Möglichkeit   der
Korrektur  der Buchungssätze.  Für das Finanzamt genügen  deshalb
die Daten auf der Diskette oder Festplatte nicht als Nachweis für
eine ordentliche Buchführung.  Aber genau diesen Nachweis  stellt
die  geordnete,  durchnummerierte Sammlung  Ihrer  Originalbelege
inklusive  der Kontenausdrucke dar.  Und genau  diese  Unterlagen
brauchen Sie auch bei einer Buchführung,  die den Richtlinien der
DATEV  und  des Finanzamtes genügen.  Es  stellt  deshalb  keinen
Nachteil  dar,   wenn  Sie  Ihre  Buchhaltung  mit  FIRST_MILLION
erstellen,  ganz  im Gegenteil!  Spätestens nach der 3.  oder  4.
Fehlbuchung (Tippfehler oder was auch immer) möchten Sie auf  die
Korrekturmöglichkeit nicht mehr verzichten!
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Rechnungen  die  Sie  selbst  bezahlen  müssen  sollten  auf  ein
Kreditoren-Geldkonto gebucht werden.  Wenn dann die Abbuchung auf
Ihrem  Konto erfolgt ist,  wird dieser Beleg in  der  Buchhaltung
aufgerufen und das richtige Geldkonto eingetragen.

Bei   der  Buchführung  nach  dem  Prinzip   der   "vereinnahmten
Zahlungen" wird der Vorgang erst einmal zu den offenen Posten  in
die  Fakturierung  gespeichert,  wo er beim Eingang  der  Zahlung
durch  einen  Doppelklick  aufgerufen  wird.   Sie  erhalten  die
Dialogbox "Fakturierungsdaten" in der Sie das Datum der  Rechnung
ändern müssen.  Tragen Sie das Datum des Zahlungseingangs ein und
verlassen  Sie die Dialogbox.  Hier können Sie  auch  automatisch
einen Skontobetrag vom Rechnungsbetrag abziehen lassen. Die jetzt
erscheinende   Dialogbox  ermöglicht  Ihnen  noch  das   richtige
Geldkonto auszuwählen.
Anschließend  ist  der  Betrag als Einnahme  in  der  Buchhaltung
enthalten.
Achtung:  Diese  Form der Buchhaltung ist  antragspflichtig  beim
zuständigen Finanzamt!

4.3 Die Kontenübersicht

Mit  F10  können  Sie  sich  jederzeit  alle   Gegenkonten,   die
Nettoeinnahmen,   alle  Geldkonten,   die  Umsatzsteuer  und  den
Bruttogewinn anzeigen lassen.

Ein  Klick auf das Zeitfenster oben rechts ermöglicht  Ihnen  den
Zeitraum auszuwählen, für den diese Berechnungen erfolgen sollen.
Diese Filterfunktion ist wichtig für die  Umsatzsteuerberechnung,
wenn Sie nicht zu jährlicher Anmeldung verpflichtet sind,  und am
Jahresende um den Bruttogewinn zu ermitteln.
Die  Programmversion FIRST_MILLION medium verfügt über  mehr  als
100  Geld-  und Gegenkonten.  Hier lassen sich  nicht  mehr  alle
Kontenstände in einer Dialogbox darstellen. Sie sehen also in der
Kontenübersicht  nur die ersten 10 Geldkonten und die  20  ersten
Gegenkonten.  Bei der Umsatzsteuerberechnung und Gewinnermittlung
werden  natürlich alle Konten berücksichtigt.  Wenn Sie sich  die
übrigen Kontenstände ansehen wollen, müssen Sie das Kontenfenster
mit  der F9 Taste öffnen.  Hier finden Sie dann  die  gewünschten
Zahlen.


5.0 Die Kunden und Lieferantenverwaltung

FIRST_MILLION   enthält  eine  unglaublich   schnell   arbeitende
Adressverwaltung, die Sie mit F2 aufrufen können.

 Sie können:

  - Kunden
  - Lieferanten
  - Interessenten
  - Privatadressen

verwalten und entsprechend ihrer Zugehörigkeit markieren.  Die im
Pop-Up-Menue eingebauten Filter- und Sortierfunktionen sind sehr
schnell  und helfen Ihnen somit effektiv mit Ihren  Adresssen  zu
arbeiten.

5.1 Auswahl eines Kunden (Lieferanten) für die Weiterverwendung

Mit einem Klick auf einen Eintrag wählen Sie im Fenster "Kunden &
Lieferanten"  die Daten dieses Datensatzes für die Verwendung  in
einem  Angebot  (Rechnung / Bestellung)  aus.  Bei  Umfangreichen
Datenbeständen  ist es sinnvoller,  den Kunden über die  Funktion
"Suchen"  im Pop-Up-Menü "Kunden" auszuwählen.  Die  Suchfunktion
wirkt  auf das Feld "Name1" und die beiden  Bemerkungszeilen  der
Kundeneingabedialogbox.  Sie  brauchen dabei nur einen  Teil  des
Namens  einzugeben.  Es ist dabei egal,  ob Sie groß oder  Klein-
buchstaben  verwenden.  Der erste Datensatz der  diesem  Suchkri-
terium  entspricht  wird an die erste Stelle  des  Kundenfensters
geschrieben. Solte es sich nicht um den gesuchten Kunden handeln,
müssen  Sie durch Anklicken von "OK"  weitersuchen  lassen.  Dies
wiederholen  Sie,  bis der gewünschte Datensatz  angezeigt  wird.
Wollen Sie alle Informationen zu diesem Kunden sehen,  können Sie
mit  einem Druck auf die Return-Taste diesen Datensatz  aufrufen.

Wenn  Sie wieder zum Anfang Ihrer Liste wollen,  um erneut  einen
Kunden zu suchen,  drücken Sie die "Clr/Home"-Taste. Sie befinden
sich dann wieder im oberen Teil des GEM-Fensters.

5.2 Eingabe der eigenen Kundennummer

Wenn  Ihnen  Ihr Lieferant bereits eine  Kundennummer  mitgeteilt
hat,  sollten  Sie  diese  in  dem  Feld  "eigenen  Kundennummer"
eintragen.   Bei   einer   Bestellung  wird  diese   Nummer   mit
ausgedruckt.

5.3 Faxnummer

Unser Programm FIRST_MILLION verfügt über eine Funktion,  die das
direkte  Versenden eines Dokumentes als Fax ermöglicht.  Sie  be-
nötigen  als  zusätzliche Hardware ein Modem das  Faxe  versenden
kann.  Außerdem  ist  noch das Programm CoMa  aus  unserem  Hause
notwendig.

Damit  erleichtert sich die Büroarbeit  ungemein.  Vergessen  Sie
Wartezeiten  des  Druckers,  Briefpapier falten  und  Briefmarken
kleben.  Die Mehrkosten für FIRST_MILLION Fax und das Modem haben
Sie  leicht  wieder drin,  wenn Sie die Ersparnis  an  Porto  und
Arbeitszeit berücksichtigen.
Ein weiterer Vorteil von F_M in Zusammenarbeit mit dem ACC  CoMa,
ist die eingebaute Wählautomatik.  Dazu mehr unter Kapitel 5.5!

5.4 Filter- und Sortierfunktionen

Mit dem Pop-Up- Menue "Kunden & Lieferanten" können Sie sich Ihre
Daten    in   den   verschiedensten    Formen    anschauen.    Am
übersichtlichsten  ist  es die Daten zuerst mit  "Sortieren  nach
Namen" und dann nach "Gruppen" darzustellen.

5.5 Anwählen eines Kunden per Modem

Wenn  Sie über ein Modem und das Programm CoMa  verfügen,  können
Sie  sehr bequem eine telefonische Verbindung  herstellen,  indem
Sie lediglich diesen Kunden in der Liste anklicken und die  Taste
"d" (dial,  engl.  wählen) drücken.  Das Programm wählt dann  die
eingetragene  Telefonnummer und Sie brauchen,  nachdem  sich  der
Gesprächspartner  gemeldet  hat  nur noch  den  Telefonhörer  ab-
zunehmen.     Voraussetzung     ist    ein     durchgeschliffener
Telefonapparat.

5.6 Kundenspezifischer Rabatt

FIRST_MILLION  verfügt über drei Möglichkeiten dem  Kunden  einen
Preisnachlaß  einzuräumen.  Sie  können bei  den  Artikeln  einen
Mengenrabatt eingeben,  auf die Bruttorechnungssumme einen Rabatt
vorsehen  und jedem Kunden einen eigenen  Rabattfaktor  zuteilen.
Der  kundenspezifische Rabatt hat hierbei vorang vor  dem  Rabatt
auf  die  Bruttorechnungssumme.  Es erfolgt also  keine  doppelte
Rabattierung!  Praktisch  kann jeder Kunde einen anderen  Rabatt-
faktor erhalten!

6. Die Artikelstammdaten

Für das Erstellen der verschiedenen Ausdrucke und Formulare einer
Fakturierung  benötigen  Sie  noch die  Informationen  über  Ihre
Waren. Hierfür rufen Sie mit F3 das Artikelfenster auf, das immer
zusammen mit dem Fenster für die Formulare erscheint.

Sie  sollten  vor  dem Aufruf dieses Fensters  aber  bereits  den
Kunden,  oder  für  eine Bestellung den Lieferanten im  Kunden  &
Lieferantenfenster  angeklickt haben.  Sonst müssen Sie dies  vor
dem Ausdrucken des Schriftstücks später nachholen!

6.1 Eingabe von Artikeln

Für  neue Produkte in Ihrem Warensortiment müssen Sie mit  Alt  +
linke  Maustaste in das Artikelfenster klicken und die  Dialogbox
"Artikeldaten"  aufrufen (oder Taste "n" drücken!).  Hier  werden
alle wichtigen Parameter des Artikels erfaßt.

Sie können den Preis entweder als Nettopreis oder als Bruttopreis
eingeben.  Der  fehlende Betrag wird vom  Programm  ausgerechnet.
Wichtig:  In der Dialogbox "Druckparameter" stellen Sie  ein,  ob
Sie  in  Ihrer  Rechnung den  Bruttopreis,  oder  den  Nettopreis
ausdrucken  möchten.  Und  das geschieht anders  als  bei  vielen
bekannten Programmen ohne Rundungsfehler!  Je nach Voreinstellung
wird also der eine oder andere für die Rechnung verwendet.
FIRST_MILLION medium gibt Ihnen die Möglichkeit für jeden Artikel
zwei   Preisstaffeln  vorzusehen.   Außerdem  können  Sie   zwei
Mengenrabatte auf den Bruttogesamtpreis vorsehen. Die Einstellung
der Staffelpreise erfolgt direkt bei der Eingabe der Artikel, die
Mengenrabatte   auf   die   Rechnungssumme   tragen   Sie   unter
"Einstellungen" "Parameter" ein.
Mit "Position Nr." können Sie den Platz vorgeben,  an dem  dieser
Eintrag  erscheinen  soll.  Wenn  Sie  also  in  die  Warengruppe
"Pullover" nachträglich ein neues Modell einfügen wollen,  können
Sie  frei über den Platz entscheiden an dem der neue Pullover  im
Artikelfenster erscheint.  Der Vorteil liegt auf der  Hand:  Ihre
Warenliste ist immer zweckmäßig geordnet.

Sie  können  die Warenbereiche auch durch  sogenannte  Trennfelder
unterteilen.  Das Programm erkennt ein Trennfeld am Sonderzeichen
"§" als erstes Zeichen im Feld "Artikelnummer".
Für  die  Warengruppe  Pullover  könnte  das  Trennfeld   z.   B.
"§Pullover" als Artikelnummer erhalten.  Wenn Sie in einer langen
Lagerliste irgendwann einmal alle Pullover sehen möchten,  können
Sie  mit  der  Suchfunktion nach dem  Begriff  "pullover"  suchen
lassen.  An  der ersten Position im Fenster "Artikel" steht  dann
genau  dieses Trennfeld und darunter beginnt  Ihre  dazugehörende
Warenliste!

Wenn  Sie  die Möglichkeit der  automatischen  Bestellung  nutzen
möchten  müssen Sie den Lieferanten und die Bestellnummer  dieser
Ware in diese Dialogbox eingeben.  Damit Sie im richtigen  Moment
auf  zu geringen Lagerbestand aufmerksam gemacht  werden,  müssen
die  Felder "Soll" und "Bestand" ausgefüllt werden.  Der Wert  im
Feld "Soll" gibt den Mindestbestand an,  ab dem diese Ware in der
Liste "Ist<Soll" erscheint.
In   FIRST_MILLION   medium  können  Sie  darüber   hinaus   auch
verschiedene Waren zu einem Warenpaket bündeln.  So lasssen  sich
Komplettpakete zusammenfassen und mit einem neuen, wahrscheinlich
günstigerem  Preis  versehen.
Über die Gruppenfunktion können Sie einen Artikel auch mit  einem
mehrzeiligen Artikeltext versehen.
Der  Ausdruck  in einem Formular enthält dann  alle  Einzelposten
ohne Preisangabe.  Bringen Sie die gewünschten Artikel hierfür in
ein  Angebot,  und wählen Sie aus dem Pop-Up-Menü "Formular"  die
Funktion "Gruppieren" an.  In der erscheinenden Dialogbox  können
Sie nun einen Text für die Gruppe und den neuen Preis eingeben.

6.2 Auswahl eines Artikels

Die  Artikelauswahl  kann  über das  Anklicken  der  Position  im
Fenster "Artikel", durch Aufrufen der Suchfunktion (Taste "s" bei
aktivem Artikelfenster drücken),  oder über die Eingabe der Arti-
kelnummer geschehen.  Letzteres ermöglicht die Funktion  "Auswahl
über Artikelnummer" im entsprechenden Pop-Up-Menü.

6.3 Eingabe von Zusatztexten in die Ausdrucke

Als Ausdrucke stehen folgende Formulare zur Verfügung:

   - Angebote
   - Auftragsbestätigungen
   - Lieferscheine
   - Rechnungen
   - Gutschriften
   - 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung
   - Bestellungen

Oft  möchten Sie Ihrem Kunden außer den Positionen der  Lieferung
und des Rechnungsbetrages eine kurze Information zukommen lassen.
In FIRST_MILLION ist dies ohne weitere Probleme möglich.  Klicken
Sie  nach der Eingabe der Artikel auf das  Formularfenster  links
vom Artikelfenster und aktivieren Sie dieses damit.  Wenn Sie nun
unterhalb der eingetragenen Positionen einen Doppelklick  machen.
erscheint die Eingabebox für Zusatztexte.

Sie können 8 Zusatztexte, die Sie häufig benötigen fest vorgeben,
die dann mit einem Klick ins Formular übernommen werden können.

z. B. für

   Rechnungen: Bankverbindung, Zahlungsziel, Seriennummer
    Mahnungen: Hinweis auf Mahngebühr oder weitere Schritte
     Angebote: Hinweis auf Gültigkeit des Angebots
 Bestellungen: Unterschrift, Hinweis auf die Dringlichkeit

und vieles andere mehr!

6.4 Audruck des Formulars und Weiterverarbeitung

Wenn alle Daten eingetragen wurden kann das Formular  ausgedruckt
oder   gefaxt  werden.   Anschließend  ist  es  Bestandteil   der
Fakturierung und kann von dort zwecks Weiterverarbeitung aus  dem
Fenster "Fakturierung" aufgerufen werden.
In der Version FIRST_MILLION medium können Sie in Verbindung  mit
dem ATARI Laserdrucker eine IMG-Datei als Briefkopf,  oder  sogar
die ganze DIN A4 Seite Ihres Briefpapiers,  sofern diese als  IMG
Pixelgrafik eingescannt vorhanden ist, mitdrucken lassen. Und das
geht praktisch genauso schnell, wie der Ausdruck ohne Grafik!!!
Sie können also allen Formularen ein perfektes Aussehen verpassen
und das ganze praktisch zum Nulltarif!
Auch  bei der Verschickung eines FAX besteht die Möglichkeit  den
Briefkopf  als eingescannte Pixelgrafik mit zu  senden.  Da  FAX-
Formulare  mit  200  dpi  Auflösung  arbeiten,   muß  die  Grafik
in dieser Auflösung vorliegen.

Die Weiterverarbeitung eines Fakturierungssatzes ist notwendig,
wenn:

   - ein  Angebot angenommen wurde und Sie daraus  eine  Rechnung
     und einen Lieferschein machen möchten,

   - bei einer Rechnung das Zahlungsziel nicht eingehalten  wurde
     und Sie eine Mahnung erstellen wollen,

   - die  Positionen einer Bestellung geliefert wurden und  diese
     jetzt zum Lagerbestand addiert werden sollen.

   - Eine  Rechnung bezahlt wurde und jetzt eine  Umbuchung  vom
     virtuellen Geldkonto "Debitor" auf das Konto  erfolgen  muß
     auf dem die Zahlung eingegangen ist (Kapitel 4.2).

Der  Aufruf  eines Formulars aus der Fakturierung  geschieht  wie
immer  mit einem Doppelklick auf den  Eintrag.  Die  erscheinende
Dialogbox  zeigt Ihnen noch einmal die wichtigen Daten zu  diesem
Vorgang.  Wählen  Sie  den Knopf "Übernehmen"  an,  so  erscheint
dieser Vorgang nach dem WYSIWYG-Prinzip in einem GEM-Fenster.
Hier  lassen  sich  jetzt die Positionen  noch  einmal  editieren
(falls der Kunde nicht alle angebotenen Waren kaufen möchte, oder
eine  andere Anzahl).  Soll eine Position neu  eingegeben  werden
(bei einer Mahnung zum Beispiel die Mahngebühr),  muß mit F3 auch
das Artikelfenster aufgerufen werden!

Für das neue Formular können Sie den  Zusatztext ändern. Die neue
Stufe der Bearbeitung wählen Sie mit dem Pop-Up-Menue  "Formular"
aus.

Nach dem Ausdruck befindet sich das Formular mit der neuen  Stufe
der Bearbeitung in der Fakturierung.

In  der Dialogbox "Parameter",  erreichbar über  die  Menüleiste,
können  Sie  eine Zeit vorgeben,  ab wann Sie  auf  eine  fällige
Rechnung  oder  Mahnung aufmerksam gemacht  werden  möchten.  Die
überfälligen  Vorgänge werden bei jedem Programmstart  automtisch
angezeigt.   Um  die  nächst  höhere  Stufe  des  Mahnwesens   zu
erreichen,  muß  das Formular durch die Funktion "Übernehmen"  in
der Dialogbox "Fakturierung" aufgerufen werden.



Neu in Version 2.14 - 2.20


Allgemeine Bedienung

Um  den  Bedienungskomfort  zu erhöhen,  lassen sich ab  Version  2.09  die
Dialogboxen für die Suchfunktion ohne Pop-Up-Menü alleine durch Drücken der
Taste  "s" aufrufen.  Es wird jeweils die Suchfunktion des  gerade  aktiven
GEM-Fensters aufgerufen.
Um  das  Aufrufen  einer  leeren  Eingabemaske  für  einen  Neueintrag   zu
vereinfachen  läßt sich für das aktive GEM-Fenster diese  Dialogbox  allein
mit  der  Taste "n" öffnen.  Ein GEM-Fenster kann jetzt ebenfalls  mit  nur
einem  Tastendruck geschlossen werden.  Hierfür ist die Taste  "c"  (close)
vorgesehen.

1. Buchhaltung

In  der  Eingabebox der Buchhaltung kann jetzt entweder  der  Bruttobetrag,
oder Nettobetrag eingegeben werden. Wenn Sie viele ähnliche Belege eingeben
müssen,  können Sie jetzt auch die Eintragungen des letzten  Buchungsbelegs
als Voreinstellung erhalten. Sie finden den zugehörigen Einstellknopf unter
"Einstellungen"  in der Parameter-Dialogbox.  Wenn Sie "letzte Buchung  bei
Neuen als Voreinstellung" aktivieren, enthalten die Buchungsboxen immer die
letzten eingegebenen Daten.  Wenn ein Nettobetrag eingegeben wurde, muß das
Brutto-Feld mit der ESC-Taste gelöscht werden.

2. Kunden & Lieferantendatei

In  der Version mit FAX-ACC "CoMa" kann das angeschlossene Modem  auch  als
Wählautomat verwendet werden.  Dazu muß Parallel,  oder bei einigen  Modem-
typen auch in Reihe,  ein Telefonapparat installiert sein.  Nachdem Sie den
Kundendatensatz aktiviert haben,  drücken Sie die "d"-Taste und warten  bis
sich  der  Gesprächspartner  meldet  (Modemlautsprecher  muß  eingeschaltet
sein). Für die QFax-Version entfällt diese Option leider ganz!
Sie können für die Zahlungsart jetzt auch Nachnahme und 21 Tage  eintragen.
Ein entsprechendes Feld befindet sich im Pop-Up-Menü "Zahlart".
Jedem  Kunden  können Sie ab Version 2.11 einen  kundenspezifischen  Rabatt
zuordnen.  Ist ein Rabatt auf die Bruttorechnungssumme eingestellt, so wird
dieser in solch einem Fall nicht verwendet.
Für  Laserdrucker ist der Ausdruck auf Laseretiketten  verbessert  worden.
Bisher  war  es  immer  problematisch,  wenn  nur  ein  oder  zwei  Adresen
ausgegeben  wurden,  weil dann eine ganze Seite der teueren  Laseretiketten
verbraucht  wurde.  Ab  Version  2.12 können Sie  jetzt  in  der  Dialogbox
"Drucken" für das Laseretikettenformat 70*37 mm ein Eingabefeld  vorgesehen
in dem Sie eingeben ab welchem Etikettenfeld der Druck beginnen  soll.  Die
Zählung  beginnt  links  oben mit der "1" und endet unten  rechts  mit  der
Nummer  "24".  Sie können also dieses Blatt in 24 Druckdurchgängen  jeweils
mit nur einer Adresse beducken, wenn Sie das Startlabel richtig angeben.

3. Automatische Buchhaltung

Es  kann  für  jede Buchung eingestellt  werden,  ob  sie  monatlich,  alle
2 Monate, alle 3 Monate, halbjährlich oder jährlich erfolgen soll.

4. Artikelstammdaten

Jeder Artikel kann mit drei Staffelpreisen versehen werden.  Darüber hinaus
können Sie unter "Parameter" zwei Rabattstufen,  bezogen auf den  Bruttoge-
samtpreis  eingeben.  Damit Sie nun nicht gezwungen sind auf jeden  Artikel
diesen Rabatt zu gewähren,  können Sie jeden beliebigen Artikel als  "nicht
rabattfähig"   markieren.   Das  ist  zum  Beispiel  bei  Porto  und   Ver-
packungsgebühren sinnvoll.
Wenn  Sie Ihre Artikel über die "Artikelnummerauswahl" suchen,  müssen  Sie
nun  nicht mehr die komplette Artikelnummer eingeben.  Sie können  mit  "*"
abkürzen.  Also nicht mehr "pul-0123-48,  sondern "pul-0123*". Sie gelangen
dann an den ersten Artikel, der dieser Artikelnummer entspricht. Sie können
nun durch Ihre Artikelliste blättern, (Abbruch, dann weiter mit OK) bis der
gesuchte Pullover in der gewünschten Größe erscheint.
Eine   wesentliche  Änderung  stellt  die  Möglichkeit  der   Eingabe   von
Verpackungseinheiten   dar.    Sie   können   für   jeden   Artikel    eine
Verpackungseinheit eintragen, wobei auch Dezimalbrüche erlaubt sind. Ob der
Verkauf  nach Verpackungseinheit erfolgen soll wird mit dem Knopf  vor  der
Verpackungseinheit  eingestellt.  Sie müssen also nicht in jedem Fall  eine
Verpackungseinheit verkaufen.  Diese Option hilft all denen weiter,  die in
FIRST_MILLION  bisher  das Problem hatten,  nur ganze Vielfache von  1  als
Menge verkaufen zu können. Wenn Sie als Anzahl eine 1 eintragen, können Sie
über die Verpackungseinheit jede beliebige Menge (1,25 oder was auch immer)
verkaufen.
Für die Kunden,  deren Warengruppen sehr lang und umfangreich  sind,  haben
wir  unter  "Druckparameter" die  Funktion  "Gruppenmitglieder  ausdrucken"
eingebaut,  mit der Sie den Ausdruck der einzelnen Positionen  ausschalten,
oder einschalten können.

5. Fakturierung

Bisher  wurden die Angebote,  Rechnungen und Bestellungen mit dem  gleichen
Zähler versehen und durchnummeriert. In der vorliegenden Version können Sie
den Zählkreis für Rechnungen und Bestellungen trennen. Geben Sie hierfür in
der Dialogbox "Parameter" für Rechnungen und Bestellungen  unterschiedliche
Startnummern  ein.  Wollen Sie weiterhin nur einen  Zählkreis,  tragen  Sie
unter Bestellnummer eine Null ein.
Wenn  Sie  einen  Kunden  in der Kundenliste  markiert  haben  und  in  die
Artikelliste  gehen,  so  gilt  als Voreinstellung  für  das  Formular  die
Rechnung.  Soll ein anderes Formular bearbeitet werden,  können Sie  leicht
über das Pop-Up-Menü "Formular" den Status verändern.
Wenn  Sie einen Lieferanten angewählt hatten,  so ist das Formular  bereits
eine Bestellung. Alle Positionen die Sie in eine Bestellung einfügen werden
gleich   mit   den   Einkaufspreisen   angezeigt,   es   sei   denn   unter
"Druckparameter" wurde die Anzeige der Einkaufspreise abgeschaltet.
Für  Kunden,  die Ihre Fakturierungssätze,  auch die  Rechnungen,  aufheben
wollen,  ist  eine weitere Funktion eingebaut worden.  Sie können  bezahlte
Rechnungen im Fakturierungsfenster belassen und durch den Knopf  "erledigt"
aus   dem   Mahnverfahren   herausnehmen.   Immer  wenn   Sie   den   Knopf
"erledigt" anwählen erscheint die Abfrage "löschen" oder erledigt".
Wird  diese  Frage  mit "erledigt"  beantwortet,  wird  der  Datensatz  als
"erledigt" markiert und weiter im Speicher gehalten.  Über die  Filterfunk-
tion "Erledigte anzeigen" können Sie bezahlte Rechnungen,  Angebote usw aus
der Liste der Fakturierungsdatei ausblenden.
Dadurch  wächst der Datensatz im Laufe der Zeit erheblich an,  weshalb  wir
nun  auch in der Fakturierung eine Suchfunktion  installiert  haben.  Diese
Funktion  arbeitet  wie  alle  bisher  beschriebenen  Suchfunktionen,  nach
Fakturnummer, Kundennummer, Kundenname oder Textzeile "Bemerkungen".
Im Pop-Up-Menü ist jetzt auch die Funktion "Drucken" enthalten.  Es  werden
die Datensätze ausgegeben,  die im Fenster angezeigt werden.  Wenn Sie also
nur Angebote ausdrucken wollen,  müssen Sie mittels der Filterfunktion alle
anderen Fakturierungssätze ausblenden.
Mit der Funktion "erledigte löschen" können Sie bequem alte Datensätze  bis
zu einem bestimmten Datum aus der Fakturliste entfernen.  Die entsprechende
Dialogbox finden Sie in der Menüleiste unter "Funktionen".

6. Faxausgabe

Ab  der Version 2.10 werden die Druckseiten von FIRST_MILLION  aufbereitet,
und mit einem eigenen, wie wir meinen recht hübschen, Zeichensatz versehen.
Darüber  hinaus werden die FAX-Dokumente auch mit den Textattributen  fett,
unterstrichen,  und hell versehen!  Für die Ausgabe benötigen Sie ein  Fax-
Modem   und  unser  neues  Programm  CoMa,   oder  die   Qfax-Version   von
FIRST_MILLION medium! Wir empfehlen jedoch auf unser Programm umsteigen, da
die  anderen  Faxprogramme am Markt entweder sehr kompliziert  zu  bedienen
sind,  oder  leider  nicht zuverlässig arbeiteten.  Mit CoMa  erhalten  Sie
wieder  ein typisches SOFTBÄR Produkt,  CoMa ist schnell,  zuverlässig  und
leicht zu bedienen.
Wird das Programm QFax als Treiber verwendet,  muß unter "Einstellungen" im
Menüpunkt  "System" der Pfad für den Ordner OUTGOING,  den QFax  verwendet,
eingestellt werden.

7. Druckparameter

Die Dialogbox Druckparameter ist um eine Einstellung erweitert worden.  Sie
können  jetzt  nicht nur den Zeilenoffset für den oberen  Rand  einstellen,
sondern  auch die Anzahl der pro Seite zu druckenden  Textzeilen  eingeben.
Dies  ist  nötig,   wenn  Sie  anstelle  von  12'  Zoll  Endlospapier   auf
Einzelblätter drucken.  Eine feste Zahl können wir hier nicht angeben.  sie
variiert stark von Druckertyp zu Druckertyp. Leider müssen Sie nötigenfalls
die gute alte "try and error"-Methode anwenden,  wenn der Drucker über  den
Rand druckt.

7. Importfunktion

Für  die Kunden- und Artikeldatei besteht ab Version 2.06  die  Möglichkeit
bereits bestehende Dateien aus anderen Programmen einzulesen und weiter  zu
verwenden.  Die  ASCII-Dateien müssen dabei in einer ganz bestimmten  Weise
vorliegen.
Allgemein muß es sich um ASCII-Dateien handeln, wobei jeder Datensatz durch
ein CR vom nächsten abgetrennt sein muß. Die Inhalte der Datenfelder werden
durch ein Komma vom nächsten Feld getrennt.  Die Reihenfolge der Felder muß
der  Reihenfolge der Eingabemasken von FIRST_MILLION  entsprechen.  Enthält
ein  Textfeld ein Komma,  so muß dieses Feld in Hochkommata  eingeschlossen
sein. Wenn die zu importierenden Preise die DM-Beträge und Pfennige mittels
eines Komma trennt,  muß der Preis ebenfalls in Hochkommata  eingeschlossen
werden.
Viele Datenbankprogramme können solche  "Komma-deleted"-ASCII-Exportdateien
erzeugen.
Auf  der  Programmdiskette  von  FIRST_MILLION  befinden  sich  zwei   Bei-
spieldateien  (KUNDEN.IMP & ARTIKEL.IMP),  aus der Sie die Reihenfolge  der
Eintragungen entnehmen können.
Sollte Ihre Importdatei Fehler aufweisen,  so bricht die Importfunktion mit
einer Dialogbox ab,  in der der aufgetretene Fehler, sowie die Zeile in der
er  aufgetreten  ist,   angezeigt  wird.  Sie  sollten  dann  das  Programm
FIRST_MILLION   ohne  Datensicherung  verlassen  und  den  Fehler  in   der
Importdatei  beseitigen.  Anschließend können Sie die  Importierung  erneut
versuchen. Verlassen Sie FIRST_MILLION mit Datensicherung, ist ein Teil der
Daten  bereits übernommen.  Bei einem erneuten Versuch würden Sie  doppelte
Datensätze, sogenannte Doubletten erzeugen!
Zwei   Komma  hintereinander  stehen  für  ein   leeres   Datenfeld.   Eine
automatische Unterscheidung zwischen Kunden, Lieferanten, Interessenten und
Privaten Datensätzen ist möglich. Hinter dem Datenfeld Bemerkun 2 muß ein K
für  Kunden,  ein  L für Lieferanten,  I für Interessent und  P  für  einen
privaten  Datensatz stehen.  Das einfachste ist,  in einem  Texteditor  den
Datensätzen die entsprechenden Buchstaben anzufügen,  wenn Ihre Exportdatei
nicht den Gruppen diese Buchstaben automatisch zuordnen kann.

Kunden & Lieferantendatei:
Name1,  Name2,  Straße, Ort, Tel., FAX, Bank, Bankleitzahl, Kto Nr., KdNr.,
eigene KdNr.,  Anrede, Bemerkung 1, Bemerkung 2,Abkürzung für Datentyp (als
Abkürzung muß ein K für Kunde,  ein L für Lieferant usw.  enthalten  sein).
Zwei Komma hintereinander stehen für ein leeres Datenfeld.

Artikeldatei:
Je  nach  dem,   ob  Sie  in  der  Druckparameterbox  die  Darstellung  der
Verkaufspreise   als  Netto  oder  Brutto  aktiviert  haben,   werden   die
importierten  Verkaufspreise zugeordnet.  Ist der Ausdruck  als  Nettopreis
aktiviert,   werden   die  eingelesenen  Verkaufspreise   als   Nettopreise
verwendet.  Der  Einkaufspreis  ist immer als  Nettopreis  einzugeben.  Die
Reihenfolge muß folgende sein:
"Artikeltext, in Hochkommata, wenn ein Komma enthalten ist", VK1, VK2, VK3,
Einkaufspreis als Nettobetrag,  Anzahl für VK2,  Anzahl für VK3,  Mehrwert-
steuersatz als Zahl (14 oder 7), Artikelnummer, Bestellnummer, Lieferanten-
nummer, Bestand, Soll, Verpackungseinheit.
Wenn Ihre Datei ein Komma als Trennung zwischen DM & Pf verwendet, muß auch
der Preis in Hochkommata eingeschlossen werden!

8. Noch einmal zur Faxfunktion:

Wir  haben  uns  entschlossen  für  das  Faxen  ein  eigenes  Programm   zu
entwickeln,  das einfach in der Bedienung und vor allem sicher im  Gebrauch
ist.  Die von uns getesteten bisher erhältlichen Faxprogramme zeigen leider
ein  recht  eigenwilliges Verhalten,  das für  gewerbliche  Anwender  nicht
akzeptabel  ist.  Die Faxfunktion über das Programm CoMa aus unserem  Hause
bietet eine Reihe von Vorteilen:
1. Der Preis ist jetzt nur noch DM 99,-
2. Die Installation, sowie die Handhabung haben sich erheblich vereinfacht!
3. Die Seiten werden in Echtzeit erstellt und versand.
4. Beim Faxempfang wird die ankommende Seite sofort angezeigt.
und vieles mehr.  Sollten Sie an unserer Faxsoftware interessiert sein,  so
fragen Sie bitte bei uns nach!

Ein Druck auf die 'Help'-Taste zeigt die wichtigsten Bedienungsfunktionen.
Dies  war  bis hierher ein Crash-Kurs in die Bedienung  von  FIRST_MILLION.
Genaueres finden Sie im über 200 Seiten starken Handbuch. Dort erhalten Sie
auch wichtige Informationen über den sinnvollen Aufbau der Buchführung!


Abschließend  möchten  wir Sie auf zwei Testberichte die  zu  FIRST_MILLION
bereits erschienen sind aufmerksam machen.
ATARI Journal 12/92
ST-Computer 1/93



Wir würden uns freuen,  wenn Ihnen unser Programm gefällt und Sie
die  Voll-Version bestellen.  Falls Ihnen Funktionen fehlen  oder
Sie Verbesserungsvorschläge haben, wenden Sie sich bitte an uns.

Ihr Softbär-Team



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